Zorg die wetenschappelijk is onderbouwd, steun krijgt van het management, gedragen wordt op de werkvloer én voorziet in de behoefte van de doelgroep. Dat lukt alleen als alle betrokken partijen goed met elkaar samenwerken. Maar ja, wat is de sleutel tot zo’n goede samenwerking? Om inspiratie op te doen, nodigde het programmateam van Gewoon Bijzonder specialisten uit andere vakgebieden uit. Tijdens de online inspiratieochtend op 20 september regende het nieuwe perspectieven voor iedereen die vorm wil geven aan samenwerking.

‘Met de complexe vraagstukken waar we voor staan in de zorg, is grensoverschrijdend samenwerken een must. We hebben elkaars expertise en inzet hard nodig, maar toch bestaat vaak de neiging om het zelf te doen’, schetste Johanna Haanstra, voorzitter van de programmacommissie Gewoon Bijzonder. ‘Daarom organiseren we deze inspiratiebijeenkomst, voor een frisse blik op onze eigen praktijk. Iedereen begrijpt dat een violist en een hoboïst elkaar nodig hebben voor een goede symfonie. Zo moeten we ook naar ons eigen werk kijken!’ Na deze inleiding gaf dagvoorzitter Gijs Wanders het woord aan onderzoeker Marlies Welbie, dirigent Ed Spanjaard en architect Duzan Doepel. We lichten hun 5 mooiste tips voor succesvolle samenwerking uit.

Foto van de sprekers, Duzan Doepel, Gijs Wanders, Marlies Welbie en Ed Spanjaard
Duzan Doepel (linksboven), Gijs Wanders (rechtsboven), Marlies Welbie (linksonder), Ed Spanjaard (rechtsonder)

Tip 1: Zó creëer je eigenaarschap

De basis van iedere samenwerking is een gezamenlijk doel. Hoe ziet de toekomst eruit waaraan je met elkaar werkt? Architect Doepel gaat daarvoor letterlijk naar de tekentafel. ‘Ik vraag bewoners, andere opdrachtgevers en stakeholders naar hun wensen en vertaal wat ik hoor in een beeld. Vervolgens check ik of ik het goed begrepen heb en stel het beeld bij tot iedereen tevreden is. Zo ontstaat eigenaarschap. Belangrijk is natuurlijk om te letten op de taal die je gebruikt: niet iedereen kan een bouwtekening lezen, maar een maquette begrijpen we allemaal. Nu werkt een maquette misschien niet goed voor projecten in de zorg. Maar verhalen zijn bijvoorbeeld ook heel krachtig. Daarbij kunnen mensen zelf hun verbeelding gebruiken.’

Duzan Doepel: ‘Je moet vanaf het begin contact hebben met de eindgebruikers. Ze een stem geven, luisteren.’

Door van het begin af aan álle mogelijke spelers te betrekken, creëer je een beeld of verhaal dat van iedereen is. Je werkt zo aan eigenaarschap en meteen ook aan verwachtingenmanagement, legt Doepel uit: ‘Het is belangrijk om iedereen een stem te geven, maar elk extra doel maakt je plan natuurlijk complexer. Als tachtig procent van je ambities lukt, mag je blij zijn. Partijen die actief deel uitmaken van het ontwerpteam begrijpen dat, zo is mijn ervaring. Ze snappen wat het proces allemaal met zich meebrengt en beseffen dat er keuzes moeten worden gemaakt.’

Tip 2: Maak werk van samenwerking

Met zo’n gezamenlijk doel komt het samenwerken vanzelf wel goed. Iedereen wil uiteindelijk hetzelfde doel bereiken, toch? ‘Zo werkt het helaas niet’, weet onderzoeker Welbie. ‘Vanuit je eigen achtergrond heb je namelijk allemaal een ander beeld bij wat er nodig is om die stip op de horizon te bereiken. Zo wil een onderzoeker de ‘slechte’ situatie nog een tijdje aanhouden om goed te monitoren, terwijl de zorgverlener morgen al verandering wil. En soms heeft één partij het nodig ontwikkelingen even onder de pet houden, terwijl de ander ze van de daken wil schreeuwen. Je kunt niet voorkomen dat het soms een beetje schuurt, maar probeer op voorhand procesafspraken te maken waar iedereen achter staat. En blijf deze afspraken ook tijdens de rit bij elkaar checken.’

Welbie adviseert iemand aan te wijzen die het monitoren van de samenwerking als specifieke taak heeft. De samenwerking vormgeven, op gang brengen en gaande houden. Een belangrijk element daarbij, is zorgen voor gelijkwaardigheid. Wordt iedereen voldoende gehoord? In een van haar eigen projecten werd een bijzondere werkvorm bedacht om meer gelijkwaardigheid te creëren. ‘We hadden te maken met welbespraakte onderzoekers en afwachtende ervaringsdeskundigen’, vertelt ze. ‘In een “Voice of Holland”-setting mochten onderzoekers hun ideeën pitchen, en traden ervaringsdeskundigen op als jury. In die nieuwe rol konden zij zich veel meer laten horen!’

Benieuwd naar meer werkvormen om een goede interactie te bevorderen? Op de website van de Hogeschool Utrecht kun je vanaf januari 2022 deze werkvormen vinden.

Tip 3: Houd rekening met verschillende talen

Zelfs als iedereen aan tafel Nederlands spreekt, is er sprake van verschillende talen. In de architectuur zagen we al het voorbeeld van de specialistische bouwtekening en de toegankelijke maquette. Welbie heeft uit haar onderzoekspraktijk eenzelfde voorbeeld: ‘Als ik een wetenschappelijk onderzoeksrapport schrijf, wordt de gemiddelde bestuurder daar niet warm van. Dat is niet handig als ik steun nodig heb uit die hoek! Onderken daarom dat er verschillende manieren van communiceren zijn en houd daar rekening mee. Zo kun je notulen misschien vervangen door een kort videoverslag, of juist verschillende versies maken van één document.’

Maak slim gebruik van de verschillende ‘talen’ die je partners spreken: check hoe je hun achterban het best benadert voor de meeste impact.

Dirigent Spanjaard vult aan: ‘Ieder van ons heeft een expertise op een gebied waar een ander niet bij kan, maar niet iedereen is even spreekvaardig. Dat hoeft geen bezwaar te zijn. Vanuit mijn vak weet ik hoeveel informatie je kunt uitwisselen met gebaren, mimiek en houdingen. Zelfs als er niets gezegd wordt, kun je vaak voelen wat zich afspeelt. Durf op je intuïtie af te gaan en maak zichtbaar wat er stroomt.’  

Ed Spanjaard: ‘Non-verbaal gedrag ‘doet’ heel veel. Blijf luisteren, ook als er een stilte is.’

Tip 4: Kom als mens

Wanneer we samenwerken, komen we allemaal vanuit een verschillende rol bij elkaar. In de zorg bijvoorbeeld vanuit de rol als zorgprofessional, bestuurder van een zorginstelling, cliënt of mantelzorger. Laat die rol zo snel mogelijk los, raden de sprekers aan.  Door persoonlijke drijfveren en ervaringen met het onderwerp op tafel te leggen, praat je van mens tot mens en nodig je elkaar uit om kwetsbaar te zijn. Dat verbindt en helpt in de samenwerking. Ongemerkt deed dagvoorzitter Wanders dat eerder die dag ook al. Door aan het begin van de bijeenkomst te vertellen dat hij een dochter heeft met een verstandelijke beperking, liet hij zien waarom het onderwerp voor hem belangrijk is. Wanders: ‘Ik geef  altijd voorbeelden uit mijn persoonlijke leven, in de hoop hierdoor intimiteit en vertrouwen op te bouwen.’

Marlies Welbie: ‘Vertrouwen is de basis. Je moet in de eerste plaats als mensen aan tafel zitten, en niet alleen vanuit een rol.’

Jezelf als mens laten zien, kan kwetsbaar aanvoelen. Zeker als je iets deelt waar je niet per se trots op bent. Toch doen, vindt Spanjaard. Aan de hand van voorbeelden uit de muziek laat hij zien hoeveel waarde kwetsbaarheid kan toevoegen. ‘Het is makkelijk om hard te worden, dan ben je krachtig. Zachter worden kan riskanter zijn, maar levert soms de mooiste klanken op. De dirigent Nikolaus Harnancourt zei: “Beauty can be only found on the edge of failing.” Een wrang accent, op het randje van nét niet meer mooi, maakt wat je laat horen veel indringender.’

Tip 5: Begroot voldoende tijd voor de samenwerking

Een deelnemer aan de bijeenkomst merkt in de chat op dat er vaak niet voldoende tijd is voor een goede samenwerking. Doepel beaamt dat tijd een belangrijke factor is. In zijn projecten zoekt hij altijd naar partners met wie hij sociale en ecologische betekenis kan geven. ‘Daar gaat veel tijd in zitten, bijvoorbeeld toen we ex-gedetineerden inzetten voor timmerwerkzaamheden. Zij werkten langzamer dan professionals omdat ze nog veel moesten leren. Maar juist omdat de samenwerking zo veel sociale waarde toevoegde, was het de moeite waard daar extra tijd voor in te plannen. Daar moet je wel aan de voorkant mee beginnen, vóór de aanvang van je project.’

Maar ook als je niet met bijzondere omstandigheden te maken hebt, kost goede samenwerking tijd. Het afstemmen met alle betrokkenen gaat nu eenmaal vaak niet snel. Zeker als er sterke emoties meespelen. ‘Als iedereen de ruimte krijgt zijn inbreng te delen wordt een traject weliswaar langer, maar ook waardevoller’, besluit Doepel. ‘Op die manier kun je veel meer betekenis toevoegen aan alles wat je onderneemt.’

Benieuwd naar het volledige verhaal van één van de sprekers?

Via gewoonbijzonder@zonmw.nl kunt u delen van de opname bij ons opvragen.

Tekst: Martine de Wit (HNTB)

Naar boven
Direct naar: InhoudDirect naar: Onderkant website