Meer standaardisering in procedures en processen vanwege de groei die de organisatie de afgelopen jaren heeft doorgemaakt en de extra uitdagingen die Covid-19 met zich meebrengen in een andere balans voor thuiswerken en op kantoor zijn belangrijke speerpunten voor bedrijfsvoering.

Doelen

De maatregelen om de verspreiding van het corona-virus te beperken hebben ook binnen ZonMw geleid tot een andere manier van werken. Het komende jaar moet een nieuwe balans worden gevonden tussen thuiswerken en werken op kantoor. Dat vraagt om het beter faciliteren van thuiswerken, aanpassing van de kantooromgeving en het optimaliseren van hybride vergaderen. Mede in dat kader wordt een huisvestingsplan ontwikkeld voor de middellange termijn.

Meer thuiswerken heeft een aanzienlijk effect op de mobiliteit. De naar verwachting blijvende positieve effecten van minder woon-werkverkeer wegen ruimschoots op tegen een gedeeltelijke, maar tijdelijke verschuiving van OV naar gebruik van de eigen auto gedurende de corona-crisis. Dienstreizen worden tot een minimum beperkt en zijn ook minder noodzakelijk gegeven de toegenomen mogelijkheden voor digitaal/hybride vergaderen. Het reisbesluit voor het gebruik van vliegverkeer is aangepast waardoor aanmerkelijk minder wordt gevlogen. Het gebruik van de (o.m. elektrische) fiets wordt gestimuleerd en ondersteund door gunstige maatregelen/mogelijkheden in de nieuwe CAO.

Ook in het huisvestingsplan krijgt verduurzaming een belangrijke plek. Met de nieuwe eigenaar van het pand en NWO wordt een plan opgesteld om het kantoorpand zodanig aan te passen dat een BREEAM-certificaat wordt verkregen. Streven is om daarbij eveneens een toegankelijkheidscertificaat te verkrijgen in het kader van gebruik van het pand door mensen met een beperking. De beveiliging zal in overeenstemming worden gebracht met de VWS-beleidslijn.

De forse groei van de personeelsformatie en opdrachtenportefeuille, maar ook de economische situatie en de komst van een nieuw kabinet vragen om betrouwbare toekomstscenario’s en gedegen risicoanalyses en risicomanagement, zodat waar nodig kan worden bijgestuurd om de positie van ZonMw in de toekomst te waarborgen. Dit vraagt om een verbetering van de management-rapportages, visievorming en daarop aangepast beleid binnen alle geledingen van Bedrijfsvoering.

Financiën en Control (F&C)

De voor 2020 voorgenomen doorontwikkeling van F&C op het gebied van de optimalisatie van werkprocessen en werkwijzen, en de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers, is ten gevolge van de corona-pandemie niet ten volle gerealiseerd. Deze doorontwikkeling wordt zodra de situatie weer enigszins is genormaliseerd alsnog uitgevoerd. De noodzakelijke uitbreiding van de personeelsformatie is deels gerealiseerd en wordt dit najaar afgerond.

De door VWS in de kaderbrief 2021 voor Bedrijfsvoering gestelde kaders worden door F&C toegepast en zijn onder meer vastgelegd in de “Werkafspraken Planning & Control VWS, NWO en ZonMw”. De Europese aanbesteding voor de accountantscontrole heeft voor ZonMw een nieuwe partner opgeleverd: de jaarrekening 2020 zal worden gecontroleerd door KPMG. De nieuwe samenwerking moet worden opgebouwd en zal in de startfase intensief overleg vergen.

Human Resources (HR)

Vanaf mei 2020 is gestart met het ophalen van informatie ten behoeve van het strategisch HRM-plan, dat komend najaar wordt voorgelegd aan het MT en de OR. Thema’s die in dit plan zullen worden meegenomen zijn inclusie en diversiteit, welzijn en ontwikkeling van medewerkers, strategische personeelsplanning (SPP) en doorontwikkeling van het HR-portaal. 

In het SPP is het belangrijk rekening te houden met meerdere toekomstscenario’s zoals mogelijke verschuivingen in de omvang en diversiteit van de opdrachtenportefeuille en de gevolgen daarvan voor de personeelsformatie (stabilisering, groei of krimp). In dat kader is het voor ZonMw belangrijk te kunnen sturen op de verhouding tussen de vaste formatie (maximaal 75%) en de flexibele schil (minimaal 25%). T.a.v. gewenste competenties voor medewerkers streeft ZonMw naar een goede verhouding tussen generalisten die eenvoudiger tussen programma’s kunnen wisselen en specialisten voor meer specialistische programma’s en/of functies. Met dit uitgangspunt kan werving en selectie en ontwikkelen gerichter worden ingezet.

De verdere ontwikkeling van onze managers krijgt vorm in een MD-traject dat in het strategisch HRM plan zal worden beschreven. Belangrijke aandachtspunten hierin zijn het op afstand kunnen sturen (gegeven het meer thuiswerken), een meer coachende empathische rol van leidinggevenden, meer bewustwording en dialoog over wat inclusiviteit voor ZonMw betekent en wat hiervoor moet worden ingezet, en het belang van een sociaal veilige cultuur, waar medewerkers open kunnen communiceren zijn en kunnen groeien.

Diversiteit en inclusie

ZonMw heeft een vrij divers personeelsbestand met een groot aandeel vrouwen, redelijk wat medewerkers met een niet-westerse migratieachtergrond en redelijk wat medewerkers met een (medische/chronische) beperking. Dit is niet in cijfers uit te drukken omdat deze gegevens niet geregistreerd mogen worden. ZonMw heeft drie medewerkers in dienst die vermeld staan in het  doelgroepenregister. In november 2020 wordt een plan van aanpak diversiteit en inclusie vastgesteld waarmee een bijdrage wordt geleverd aan bewustwording en motivatie voor een inclusieve cultuur, waaronder initiatieven op het gebied van werving en selectie. ZonMw heeft contacten met organisaties als Emma at Work en de Edwin van der Sar Foundation om medewerkers met een chronische aandoening en niet-aangeboren hersenletsel kansen te bieden stage te lopen/werkervaring op te doen binnen ZonMw als eerste stap naar een structurele baan.

Welzijn en ontwikkeling van medewerkers

ZonMw heeft in 2020 een onboardingtraject ontwikkeld, dat start met een welkomstsessie om nieuwe medewerkers welkom te heten en goed te laten landen, gevolgd door een aantal interne trainingen en E-learnings. Gedurende circa 6-8 maanden krijgen nieuwe medewerkers intensieve begeleiding om ZonMw en haar medewerkers en processen goed te leren kennen. Na 3 en 6 maanden wordt met een terugkomstbijeenkomst informatie opgehaald om de onboarding continu te verbeteren.

ZonMw is een lerende organisatie, wat nodig is om te kunnen blijven inspelen op de uitdagingen van (over)morgen. Persoonlijk leiderschap, teamleren en werkplekleren zijn thema’s die bijdragen aan een lerende cultuur en optimale inzet van medewerkers. We vragen van medewerkers een flexibele instelling die het mogelijk maakt om te blijven meebewegen. Dit vraagt om bepaalde competenties en een lerende mindset. In het strategisch HR-plan worden initiatieven ontwikkeld om bij te dragen aan continu leren.

Strategische personeelsplanning

ZonMw draagt bij aan een gezonde en vitale samenleving en wenst dit ook voor haar medewerkers. Het verzuim is in 2019 met 5,07% wederom gedaald ten opzichte van het jaar ervoor ( 6,3%). Het voortschrijdend verzuimpercentage is per augustus 2020 5,34%. ZonMw heeft als ZBO geen Verbaan norm als streefcijfer verzuim.

Voortschrijdend okt. 2020Kort (0-7)middellang (8-42)lang (43-365)zeer lang (366-1825)
5,41%0,55%0,60%3,28%0,98%

Psychische klachten blijven de grootste veroorzaker van het verzuim binnen ZonMw. Binnen alle leeftijdscategorieën komt uitval als gevolg van psychische klachten voor, maar in 2019 is een forse stijging waar te nemen bij de groep van 35-44 jaar. Hier wordt extra aandacht aan besteed door het preventief inzetten van coaching, het inzetten van externe expertise en advisering van leidinggevenden door bedrijfsarts en HR. Leidinggevenden worden in hun rol als casemanager goed geadviseerd door bedrijfsarts, coach/psycholoog en HR adviseurs. Bij lang verzuim wordt tussen deze partijen intensief contact onderhouden om tot éénduidige afspraken te komen. Leidinggevenden zullen in 2020 extra voorlichting ontvangen over het verzuimproces, de verschillende rollen daarbij en de  mogelijkheden voor inzet van expertise. Tijdens SMT en beleids SMT wordt informatie gedeeld en worden trends met elkaar besproken.

Mede omdat ZonMw de afgelopen jaren veel nieuwe opdrachten heeft gehad en een grote groei heeft doorgemaakt, wordt vaker werkdruk ervaren. Voor de personele gesprekken is werkbalans als centraal thema gekozen waarbij leidinggevenden en medewerkers energiegevers en energienemers bespreken en constructieve afspraken maken om waar mogelijk werkzaamheden anders te verdelen of te faseren. De uitdaging voor volgend jaar ligt bij het vinden van een goede balans in het hybride thuis- en op kantoor werken en een goede werk-privébalans. Hiervoor moet nog beleid worden beschreven. Instrumenten die mogelijk kunnen worden ingezet zijn goede voorlichting, een training digitaal werken en aansturen en het organiseren van intervisie om ervaringen met elkaar te delen. Daarnaast is een goede Arbo verantwoorde thuiswerkplek en werkplekondersteuning essentieel. Medewerkers worden hierbij ondersteund door het verstrekken van IT-apparatuur, bureaustoelen e.d. en de begeleiding door ergocoaches en preventiemedewerker.

Nieuw personeels- en informatiesysteem AFAS doorontwikkelen

Vanaf 1 januari 2020 is het nieuwe personeels- en informatiesysteem AFAS in gebruik genomen. Dit nieuwe systeem biedt managers, medewerkers en HR een efficiëntere manier van werken met een serviceportaal voor managers en medewerkers, betere rapportages en dashboards en optimalisatie van de Werken bij-pagina. In de loop van 2020 worden workflows en begeleidende informatie in het HR-portaal geoptimaliseerd. In 2021 vindt doorontwikkeling plaats van de dashboards en rapportages. Ook wordt onderzocht hoe een koppeling kan worden gemaakt van rapportages naar een nog te ontwikkelen strategisch personeelsplan.

Informatie en Automatisering (I&A)

In 2021 voert I&A op het gebied van de IT-dienstverlening aanpassingen door om het netwerk en het werken op kantoor en thuis nog beter te faciliteren. Deze aanpassingen zijn nodig om de dienstverlening in onze snelgroeiende organisatie en de blijvende verandering naar meer thuiswerken kwalitatief op peil te houden. In het kader van duurzaamheid worden aanpassingen en vernieuwingen slechts doorgevoerd indien deze echt noodzakelijk zijn. Vervanging van apparatuur vindt alleen plaats bij schade of defect of bij het niet kunnen voldoen aan de vereiste kwaliteit.

In het kader van privacybescherming is in 2020 de laatste stap gezet om de compliance met AVG te regelen. In 2021 worden nog enkele vervolgstappen gezet ten gevolge van ontwikkelingen in  informatiemanagement en informatiehuishouding. Het vastgestelde informatiebeveiligingsbeleid voor de periode 2020 – 2023 vraagt wederom herijking van de huidige beheersmaatregelen.

Eind 2020 wordt het IT-beleid voor de komende jaren vastgesteld. Uit het beleid vloeien meerdere projecten voort om een IT-landschap te realiseren dat past bij een duurzame, data gedreven en toekomstbestendige organisatie. Zo dienen keuzes te worden gemaakt met betrekking tot telefonie en videovergaderen, de aanschaf van smartphones, het al dan niet uitbesteden van dienstverlening, het gebruik van Cloud-toepassingen en de mogelijke overstap naar Office 365.  

Het nieuwe IT-beleid wordt in 2021 uitgewerkt in verschillende projecten op het gebied van de communicatie, informatiebeveiliging en informatiemanagement (DWH) en informatiehuishouding (DMS). I&A participeert in de vernieuwing van het nieuwe intranet, de ZonMw website en de aanbesteding van hardware en IT ondersteuning. Daarnaast staat in 2021 de volledige overgang naar het nieuwe Grant Management Systeem AIMS gepland; I&A krijgt daarbij een belangrijke ondersteunende rol.

Documentaire informatiehuishouding (DIH)

De afdeling Documentaire Informatie Huishouding (DIH) heeft als taak het onderhouden van de duurzame (digitale) documentaire informatie. Het kwaliteitssysteem van de afdeling vormt de basis om efficiënt te kunnen werken en te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving.

Om aan de gestelde kaders te voldoen en de doelstellingen van het beleidsplan te halen is een goede informatievoorziening noodzakelijk. Door de uitbraak van het coronavirus wordt voornamelijk thuis gewerkt. De faciliteiten om digitaal te werken verdienen een update, mede gezien de verwachting dat in de toekomst meer wordt thuisgewerkt dan voor de uitbraak van het coronavirus.

Meer informatie

Naar boven
Direct naar: InhoudDirect naar: Onderkant website