De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit de afdelingen Financiën & Control (F&C), Human Resources (HR) en Informatie & Automatisering (I&A). Daarnaast maken de medewerkers van Documentaire Informatiehuishouding (DIH), Facilitaire Dienst (FD), Project- en managementondersteuning en Receptie deel uit van Bedrijfsvoering.

Doelen

Ingehaald door de realiteit van de coronapandemie zijn niet alle in het jaarplan 2020 opgenomen meer algemeen geformuleerde doelen gerealiseerd. ZonMw heeft wel meer aandacht besteed aan risicomanagement, maar het verbeteren van de managementrapportages is doorgeschoven naar 2021. Ingehaald door de actualiteit is het accent met betrekking tot duurzaamheid vooral komen te liggen bij het verminderen van reizen en het gebruik van printpapier. Na de kantoorsluiting in maart is in eerste instantie gefocust op het faciliteren van thuiswerken door het in bruikleen verstrekken van IT-benodigdheden en bureaustoelen. Vervolgens zijn de kantoren conform de COVID-19 richtlijnen van de rijksoverheid aangepast en zijn voorzieningen getroffen om webinars en videovergaderen op grote schaal mogelijk te maken. Op geleide van de landelijke maatregelen om de verspreiding van COVID-19 te beperken zijn de kantoorfaciliteiten, na een periode van beperkte gereguleerde openstelling, einde jaar ook weer geheel gesloten.

Bedrijfsvoering heeft in 2020 een extreem hoge werkdruk ervaren. Oorzaken zijn gelegen in de aanhoudende groei van de personeelsformatie (deels ten gevolge van de omvangrijke COVID-19 programma’s), een op onderdelen te krappe personeelsformatie, een andere balans tussen werk en privé, aanpassing van werkprocessen, de inwerkperiode van de nieuwe accountant, etc. Al met al een zeer intensief jaar onder moeilijke omstandigheden.

Financiën en control (F&C)

In het kader van COVID-19 heeft ZonMw onder hoge tijdsdruk diverse nieuwe programmaopdrachten in uitvoering genomen. De groei van de opdrachtenportefeuille en hieraan gerelateerde toename van de personeelsformatie hebben ertoe geleid dat veel van de door F&C voorziene acties om processen te optimaliseren en de kwaliteit van de werkzaamheden verder te verbeteren nauwelijks doorgang konden vinden. Deze activiteiten zijn doorgeschoven naar 2021, waarbij is voorzien dat de F&C-formatie zal worden uitgebreid en daarmee meer in lijn wordt gebracht met het (gewenste) takenpakket en de omvang van de ZonMw-organisatie.

Informatie & Automatisering (I&A)

COVID-19 heeft een grote impact gehad op de afdeling I&A. De plotselinge sluiting van onze kantoorgebouwen heeft geresulteerd in het met hoge urgentie faciliteren en ondersteunen van thuiswerken en digitaal vergaderen, en het realiseren van webinars. Daardoor konden niet alle voor 2020 voorziene activiteiten worden uitgevoerd. Wel is een aantal kleinere verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot dataopslag en infrastructuur. Om het gebruik van de tijdelijk beperkte kantoorfaciliteiten, en in de toekomst het flexwerken, beter te ondersteunen is een applicatie geïmplementeerd waarmee medewerkers beschikbare werkplekken en collega’s eenvoudig kunnen traceren (FlexWhere).

In 2020 zijn de laatste stappen gezet om AVG-compliance te bereiken en AVG in de organisatie te borgen. I&A heeft een bijdrage geleverd aan de voorbereiding van de verdere implementatie en (door)ontwikkeling van het nieuwe Grant Management Systeem AIMS. Daarnaast vond participatie in een aantal projecten plaats waaronder de implementatie van een nieuw intranet, en is een voorschot genomen op volgend jaar uit te voeren aanbestedingen (IT-hardware, telefonie). Na de zomer is een notitie opgesteld ter voorbereiding op het toekomstige IT-beleid. In 2021 dient een aantal principiële keuzes te worden gemaakt op het gebied Cloud-toepassingen, dienstverlening (beheer- of regiemodel), telefonie/videoconferencing en applicatielandschap.   

Human resources (HR)

ZonMw is in 2020 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR) naar de Wet Normalisering Rijksambtenaren (WNRA) overgegaan. Deze overgang ging gepaard met een aanzienlijk aantal wijzigingen op het gebied van regelgeving, procedures en processen. Het Individueel Keuzebudget (IKB) is eveneens dit jaar ingevoerd.

In januari 2020 is het HR-portaal (AFAS) in gebruik genomen. Dit HR-portaal biedt managers en medewerkers meer eigen regie doordat wijzigingen rechtstreeks in het portaal kunnen worden aangevraagd en meer informatie ter beschikking wordt gesteld. De HR-medewerkers hebben veel vragen over de werkwijze van aanvragen in het HR-portaal beantwoord, en medewerkers en leidinggevenden begeleid bij het doen van aanvragen. Ook hebben zij hun eigen leertraject vormgegeven door dagelijks met elkaar nieuwe mutaties in het systeem te verwerken. De nieuwe functioneel beheerder HR heeft in nauw overleg met HR en de organisatie optimalisaties verwerkt. Ook is gestart met de uitbreiding van het HR-portaal door het bouwen van een onboarding/trainings-module die in 2021 in gebruik zal worden genomen.

Documentaire informatie huishouding (DIH)

COVID-19 vroeg ook van DIH een andere vorm van samenwerking binnen de organisatie. DIH heeft vanuit een adviserende en verbindende rol invulling gegeven aan de samenwerking door meer dan voorheen als vraagbaak te fungeren. Hierdoor ontstond ook ruimte voor innovatie en doorontwikkeling van nieuwe diensten, systemen en producten zoals het actualiseren van werkwijzers en de ontwikkeling van een e-learning.

Meer informatie

Naar boven
Direct naar: InhoudDirect naar: Onderkant website