Maak zelf een implementatieplan

Een goede voorbereiding is erg belangrijk bij het maken van een implementatieplan. Wij geven 5 tips. Lees deze goed door om de implementatie tot een succes te maken! 

Tip 1: Weet waar u aan begint 

Voordat u aan de slag gaat, is het raadzaam om te verkennen of uw zorgverbetering gaat opleveren wat u ervan hoopt. Wat is er aan de hand waardoor u deze verbetering wilt doorvoeren? Is deze verbetering de goede oplossing? Hoe groot is het probleem en voor wie? Ga na welke oplossingen andere organisaties of afdelingen al hebben ingezet. Wat zijn hun ervaringen daarmee? 

Tip 2: Implementeer niet alleen 

Hulp mobiliseren bij verbeteringen doorvoeren is belangrijk. Overweeg om een voorbereidingsgroep samen te stellen. Betrek al in een vroeg stadium anderen bij uw plannen. Op die manier komt u meer te weten en werkt u aan het nodige draagvlak. Betrek mensen die straks met de vernieuwing moeten werken. Zij zijn straks de ambassadeurs van uw vernieuwing. Welke problemen of kansen zien zij? Wat is wel en niet haalbaar? Betrek ook managers en directies in een vroeg stadium. Hun steun en commitment is onmisbaar. Vergeet ook niet eventuele tegenstanders. Belangrijk is dat zij zich gehoord en begrepen voelen. Vermijd ze niet, maar geef ze juist een rol in het vernieuwingsproces.

Tip 3: Richt een projectgroep op 

Voor zowel de voorbereiding als de uitvoering is een goede projectgroep essentieel. Daarin moet een mooie mix van inhoudelijke professionals en projectmedewerkers zitten. Ambassadeurs in de organisatie kunnen ook bijdragen aan het succes van uw innovatie.

Tip 4: De projectleider bepaalt het succes 

Uit onderzoek blijk dat projectleiders een cruciale rol hebben bij vernieuwingen doorvoeren. De ene projectleider oogst meer succes dan de andere. Dat heeft met bepaalde kwaliteiten en eigenschappen te maken. Ga daarom eens na in hoeverre u – of de projectleider die u op het oog heeft – daarover beschikt.

Tip 5: Schakel implementatie deskundigheid in

Denk na of u zelf alles in huis heeft om dit project te leiden. Schakel als projectleider of lid van de projectgroep een implementatiedeskundige in. Steeds meer professionals zijn gespecialiseerd in de implementatie van vernieuwingen. Sommigen werken in één sector zoals de jeugdgezondheidszorg of in ziekenhuizen. Anderen werken bij kennisinstituten, universiteiten of hogescholen waarbij ze ook onderzoek doen en onderwijs geven. ZonMw heeft een implementatieteam die u kunt vragen om advies.

De invultools die bij elke stap worden aangereikt helpen om antwoord te geven op deze vragen. Op basis daarvan komt u tot een keuze van implementatie strategieën die u gaat toepassen. Daarbinnen kunt u acties plannen en kunt u aan de slag gaan. Het implementatieplan is echter geen blauwdruk! Afhankelijk van de vorderingen en de problemen die u onderweg tegenkomt zult u het plan moeten bijstellen, het liefst samen met de mensen op de werkvloer: een adaptieve en participatieve strategie wordt tegenwoordig gezien als dé manier om tot succesvolle implementatie te komen.

In dit gedeelte van het stappenplan vindt u een beschrijving van de verschillende onderdelen van het implementatieplan. 

1. Doelen en doelgroepen bepalen

Voor wie of welke partij is de verandering relevant? Formuleer SMART doelstellingen en bedenk welke doelgroepen u wilt bereiken.

Formuleer SMART doelen 

Kijk kritisch naar wat u wilt bereiken met de vernieuwing. Ambitie is een goede motor, maar houd het project haalbaar. Zoek een mooie balans tussen uitdaging en niet te veel risico. Wees helder in wat u wilt bereiken. Doelen als ‘betere zorg’ of ‘meer klanttevredenheid’ geven te weinig houvast om het proces aan te sturen. Het lukt niet om te toetsen of de doelen zijn bereikt. Ga ook eens na op welke schaal u gaat vernieuwen. Gaat het om een bepaalde afdeling of om de hele organisatie? Stel duidelijke deadlines. Kijk of de termijn wel reëel is. Neem voldoende tijd, maar maak de termijn ook niet onnodig lang. Zo voorkomt u dat de vernieuwing als een nachtkaars uitgaat.  

Maak een lijstje van doelgroepen

Welke doelgroepen heeft u nodig om uw doel te bereiken? Maak een lijstje van deze doelgroepen. Dat kunnen directe doelgroepen zijn, bijvoorbeeld verpleegkundigen die een instructie moeten opvolgen. Het kan ook gaan om indirecte doelgroepen die u nodig heeft om uw doel te bereiken. Bijvoorbeeld een verzekeraar die bereid is om een nieuwe vorm van zorg te vergoeden. Beperk het aantal doelgroepen. Zet de belangrijkste bovenaan; die hebben de meeste prioriteit.

2. Doelgroep analyseren

Het is belangrijk om goed beeld te hebben van de kenmerken en positie van verschillende doelgroepen. Keuze van de juiste afzender van de vernieuwing, evenals het zicht op koplopers en achterblijvers dragen bij aan het succes.

Informatie achterhalen 

Houd er rekening mee dat niet iedereen uw ideeën gelijk ziet zitten. Sommigen hebben een slechte ervaring met een eerdere vernieuwing. Of zien ze uw voorstel als een verkapte bezuinigingsmaatregel. De bereidheid van mensen om te veranderen, heeft invloed op het implementatieproces. Breng met de matrix doelgroepen analyseren in kaart wat uw doelgroepen bezighoudt. U kunt daar dan gerichter op sturen. Praat bijvoorbeeld eens met de mensen die met de vernieuwing aan de slag moeten. En betrek ze bij de eerste ideeën. Zij kunnen als geen ander vertellen wat ze weten en vinden. 

Koplopers en achterblijvers 

Bij een implementatieproces zijn er koplopers, achterblijvers en een middengroep. Koplopers zien vaak al snel het voordeel in van een vernieuwing. Vooral als u de vernieuwing onderbouwt met wetenschappelijk informatie. Maar achterblijvers hebben juist weinig boodschap aan die informatie. Zij hebben vaak meer druk en ondersteuning nodig. Kijk wie in uw situatie de koplopers en achterblijvers zijn en wie er tot de middengroep behoort. Bedenk hoe u deze groepen kunt benaderen. Ook de volgorde van benaderen maakt uit. Het kan helpen om eerst de koplopers mee te krijgen. De rest volgt dan gemakkelijker. Wilt u daar meer zicht op krijgen? Dan is de matrix 'afstemmen op koplopers en achterblijvers' handig.

Invloed afzender nagaan 

Vaak onderschatten we wat de invloed is van degene die voorstelt om een verbetering door te voeren. Het kan een enorm verschil maken of het initiatief afkomstig is van de financieel directeur of van zorgprofessionals. Bij de één denk je eerder aan een doelmatigheidsmaatregel en bij de ander aan hart voor het vak. Ook het gewicht van de afzender maakt uit: hoeveel autoriteit heeft hij of zij? En belangrijker nog: hoe staat het met de geloofwaardigheid? Gezien iemands reputatie of positie kan het handig zijn om een ander de verbetering te laten introduceren.

3. Vernieuwing doorlichten 

Bedenk van tevoren wat de sterke en zwakke punten van de vernieuwing zijn. Dit kan per doelgroep verschillen. Kijk kritisch naar de vernieuwing: wat gaat u daarmee doen en wat zijn in uw situatie de beste vervolgstappen?

Sterkte en zwakke kanten kennen 

Of een project wil lukken, hangt deels af van de vernieuwing zelf. Mensen zijn niet snel positief over iets wat veel tijd kost en weinig oplevert. Een vernieuwing maakt meer kans als die goed is uit te leggen. Dat geldt ook voor vernieuwingen waarvan de resultaten snel zichtbaar zijn te maken. Breng daarom de sterke en zwakke kanten van de vernieuwing in kaart. Houd er wel rekening mee dat de uitkomsten per doelgroep kunnen verschillen. Wat voor de één een voordeel is, kan voor de ander een nadeel betekenen. 

Wat doet u met de uitkomst?

Neem de uitkomsten mee naar de volgende stappen. Nu u weet wat de sterke en zwakke kanten van de vernieuwing zijn, kunt daarop inspelen. Neem dit mee in de manier hoe u de vernieuwing communiceert. Leer mensen met de vernieuwing te werken. Er is ook nog een andere optie: de vernieuwing zelf aanpassen. Misschien is de vernieuwing te ingewikkeld, maar kunt u deze met een paar aanpassingen sterk versimpelen. Kijk ook altijd kritisch naar de vernieuwing zelf!

Business case

Een business case is een rapportage waarbij de potentiële kosten en de baten van een vernieuwing op een rij staan. De business case brengt systematisch in kaart wat de voor- en nadelen van een vernieuwing zijn. Het maken van een business case geeft inzicht in de investeringen, kosten en opbrengsten voor een organisatie. Niet alleen in financiële zin, maar ook de inspanningen van mensen en de effecten op kwaliteit.

4. Context bekijken

De omgeving heeft invloed op de verandering. Breng de kansen en bedreigingen vooraf in kaart. Gebruik ze in uw voordeel, of weet hoe u er op kunt anticiperen.

Ga na wat in de omgeving van invloed is op het implementeren. Er kunnen omstandigheden zijn die de implementatie tegenhouden of versnellen. Kijk naar de sociale context en naar hoe de relatie is tussen de verschillende medewerkers. Ga na hoe de organisatie werkt waarbinnen u de vernieuwing door gaat voeren. Hoe verlopen de besluitvormingsprocessen? Welke leiderschapsstijl voert de boventoon?. Kijk ook naar de economische en financiële factoren. Hoe zit het met opleidingsbudgetten en landelijke regelgeving?

5. Strategie kiezen 

Om een verandering succesvol door te voeren is het belangrijk een veranderstrategie te kiezen. Een combinatie van strategieën leidt tot het meeste succes.

Verschillende strategieën mogelijk

Tijdens de vorige stappen bent u veel te weten gekomen. U weet wat de situaties nu is en welke doelen u voor ogen heeft. Om die doelen te bereiken is er een strategie nodig. Deze moet zo goed mogelijk aansluiten bij de doelgroepen en bij wat de verandering van hen vraagt. Er zijn strategieën die het draagvlak op de werkvloer helpen vergroten. Maar ook strategieën die eerst knelpunten in de organisatie aanpakken die de vernieuwing in de weg staan. Onderzoek laat zien dat een combinatie van strategieën meer succes heeft dan een enkele. 

De juiste strategie kiezen

Om de juiste strategie te kiezen heeft u de informatie uit de vorige stappen nodig. Wat is er nodig om de doelen te bereiken? Wat staat het bereiken van de doelen in de weg? Zijn er factoren die kunnen helpen – zodat u daar slim gebruik van kunt maken? Het schema ‘Aanpak bepalen’ u geeft inzicht in de meest geschikte strategie. Het schema koppelt de uitkomsten gelijk aan een strategie die het beste bij uw situatie past. Dat is ook het moment om te kiezen welke middelen u gaat inzetten. 

Zorg voor verankering

Iedereen die aan zorgvernieuwing werkt, ziet graag dat die vernieuwing beklijft. Het is zonde van alle inspanningen als de vernieuwing verwatert. Borging is een voortdurend proces, dat al begint bij de start van een project. Veel van die borgingselementen zitten al ingebakken in de stappen die u zet met het stappenplan. Daarnaast zijn er nog punten om extra op te letten. Kijk in de borgingschecklist en neem de ideeën mee in uw plannen.

6. Acties plannen en aanpak communiceren 

Hoe kiest en plant u de juiste acties om de implementatie tot een succes te maken. Én: Hoe kunt u de boodschap over uw aanpak zo goed mogelijk overbrengen. Lees hier verder.

Kies de juiste acties

U weet nu wat u te doen staat per doelgroep. U heeft ook de woorden om dat alles samen te vatten. Het is belangrijk om daar concrete acties aan te verbinden. Per strategie zijn er talrijke middelen en activiteiten mogelijk. Geef per doelgroep aan wat u gaat inzetten aan middelen en activiteiten. Benoem ze zo concreet. Zet dit samen met de kernboodschappen in het schema 'acties op een rij'. 

Tijd, taken en kosten kennen

Besluit over elke activiteit op welk moment die uitgevoerd moet worden. Ga ook na wie ervoor gaat zorgen dat dit ook echt gebeurt. Bent u dat zelf? Zijn het uw collega’s? Of huurt u iemand in? Dit is ook een goed moment om nog eens te kijken naar de haalbaarheid van uw plannen. Controleer bijvoorbeeld of de kosten passen bij het beschikbare budget. En ook of de plannen wel haalbaar zijn in de tijd. Pas uw plannen eventueel aan.

Aanpak communiceren

Vat uw bevindingen samen in enkele krachtige zinnen. We noemen dit ook wel de kernboodschap. Doe dat voor elke doelgroep. De boodschap vertelt wat u wilt bereiken, bij wie en op welke manier. Het opschrijven van zo’n kernboodschap dwingt u om uw plannen helder te verwoorden. Daarbij houdt u tegelijkertijd rekening met hoe u die boodschap het beste kunt overbrengen. Welke woorden helpen de doelgroep bijvoorbeeld over de streep trekken? Met welke weerstanden moet u rekening houden?

7. Evalueren 

Om succesvolle verandering te weeg te brengen moet u evalueren, zowel tussentijds als achteraf. Zo kunt u zien of de implementatie succesvol verloopt of nog bijsturing nodig heeft.

Waarom evalueren? 

Evalueren is belangrijk bij het doorvoeren van een vernieuwing. U weet dan of de implementatie is gelukt en of bijsturen nodig is. Evalueren is niet alleen nodig aan het einde van het project, maar vooral tussendoor. U heeft gegevens en toetsmomenten nodig om het proces te monitoren. 

Hoe gaat u meten? 

Er zijn talrijke manieren denkbaar. Van simpele en overzichtelijke onderzoeksmethoden tot complexe en zeer ingewikkelde. Welke u kiest is van verschillende factoren afhankelijk. Hoe grootschalig is bijvoorbeeld het project? Hoeveel geld heeft u voor de evaluatie? Welke mogelijkheden heeft u om data te verzamelen?  

Enkele tips voor het meten

• Hou de evaluatie zo eenvoudig en klein mogelijk
• Gebruik zoveel mogelijk bestaande registraties. Extra gegevens verzamelen kost extra tijd en kan het team belasten
• Denk na over wie gaat meten. Gaat u het zelf doen of huurt u iemand extern daarvoor in? Overweeg om u te laten adviseren door experts op het gebied van evalueren en monitoren
• Zorg dat er een vergelijking in de evaluatie zit. Bijvoorbeeld tussen de oude manier en de nieuwe manier. Of het verschil tussen de nulmeting en de eindmeting
• Denk na over wie de doelgroep is van de evaluatie. Wie moet er wat weten over dit project? Is het een interne aangelegenheid of juist een externe verantwoording? Waarover wil je als professional of organisatie iets leren?

Trek een plan

Maak een duidelijk plan voordat u gaat evalueren. Wie gaat er bijvoorbeeld zorg voor dragen? Wanneer laat u een meting doen en op welke manier? Reken door in tijd en geld wat u nodig heeft en neem dit mee in uw actieplan. 

Wat doet u met de uitkomsten?

Het heeft geen zin om te evalueren als u geen consequenties verbindt aan de uitkomsten. Vaak leidt evalueren tot een actie. Dat kan van alles zijn. Misschien is het nodig om de strategie bij te stellen. Of om opnieuw te kijken of u belangrijke factoren over het hoofd heeft gezien. Het kan ook zijn dat u tevreden bent met de uitkomsten. Mogelijk is dat een reden om meer snelheid in het proces te brengen of om een nieuwe uitdaging aan te gaan. 

Afbeelding

Na het maken van het plan is het tijd om het implementatieplan in de praktijk te brengen. Hieronder staan een aantal tips voor dit traject. 

Bijsturen als er problemen zijn

Tijdens het doorvoeren van een vernieuwing kunnen zich altijd onverwachte gebeurtenissen voordoen. Het komt bijvoorbeeld voor dat mensen door de vernieuwing in de weerstand schieten. Of dat zij terugvallen in oude gewoontes. Vaak bent u zelf al een tijdje bezig met de vernieuwing. Voor de mensen die een rol hebben in de uitvoering, is het project dikwijls nieuw. Zij moeten zich eerst oriënteren en inzicht krijgen. Ze moeten de vernieuwing uiteindelijk accepteren, doorvoeren en zien te behouden. Kijk goed naar de problemen die zich voor kunnen doen en welke oplossing u kunt inzetten.  

Laat van u horen 

Meestal kosten vernieuwingstrajecten veel tijd. Laat in die tussentijd regelmatig van u horen. Zo houdt u mensen betrokken en gemotiveerd. Informeer hen bijvoorbeeld regelmatig over hoe het gaat met de vernieuwing. Benoem de mijlpalen en vier deze als ze zijn gehaald. Het is ook belangrijk om regelmatig langs te gaan op plekken waar uw collega’s met de vernieuwing bezig zijn. U kunt dan van hen zelf horen hoe het gaat. Dat is ook een mooi moment om dieper door te praten. Bijvoorbeeld over de twijfels of vooroordelen die zij misschien hebben.

Vier een feestje

Successen verdienen een feestje. Dat geldt ook voor de afsluiting van het verbeterproject. Zoek naar een ritueel dat daarbij past. Denk aan taart voor de afdeling, een bloem voor iedere medewerker of een groot feest. 

Maak het wereldkundig

Vernieuwingen zijn om mee te vlaggen. Richting de concurrenten bijvoorbeeld, maar ook richting verzekeraars, leveranciers, overheid en andere belangrijke relaties. Maak wereldkundig wat u heeft bereikt. Dat is niet alleen belangrijk om u te onderscheiden van andere organisaties. Maar ook vanwege de glans die daarmee uitstraalt op uw medewerkers.

Na succesvolle invoering kunt u de innovatie opschalen. Dit is het proces waarbij een bewezen innovatie op een grotere schaal wordt toegepast. Vaak vraagt dit een andere aanpak dan implementeren. De opschalingsgids, te downloaden via onderstaande link, bevat nuttige tips en tricks om uw innovatie succesvol op te schalen.