Hier vindt u alles wat u nodig hebt om een eigen implementatieplan te maken waarmee u een vernieuwing in uw praktijk kan invoeren. Doorloop de stappen en vul de invultools in zodat u een goed onderbouwd plan maakt.

Inhoud

Tips vooraf

Voordat u gaat beginnen met het implementatieplan hebben we een aantal tips. Lees deze goed door om de implementatie tot een succes te maken!

Weet waar u aan begint
Voordat u aan de slag gaat, is het raadzaam om te verkennen of uw zorgverbetering gaat opleveren wat u ervan hoopt. Wat is er aan de hand waardoor u deze verbetering wilt doorvoeren? Is deze verbetering de goede oplossing? Hoe groot is het probleem en voor wie? Ga na welke oplossingen andere organisaties of afdelingen al hebben ingezet. Wat zijn hun ervaringen daarmee? 

Implementeer niet in uw eentje
Hulp mobiliseren bij verbeteringen doorvoeren is belangrijk. Overweeg om een voorbereidingsgroep samen te stellen. Betrek al in een vroeg stadium anderen bij uw plannen. Op die manier komt u meer te weten en werkt u aan het nodige draagvlak. Betrek mensen die straks met de vernieuwing moeten werken. Zij zijn straks de ambassadeurs van uw vernieuwing. Welke problemen of kansen zien zij? Wat is wel en niet haalbaar? Betrek ook managers en directies in een vroeg stadium. Hun steun en commitment is onmisbaar. Vergeet ook niet eventuele tegenstanders. Belangrijk is dat zij zich gehoord en begrepen voelen. Vermijd ze niet, maar geef ze juist een rol in het vernieuwingsproces.

Richt een projectgroep op
Voor zowel de voorbereiding als de uitvoering is een goede projectgroep essentieel. Daarin moet een mooie mix van inhoudelijke professionals en projectmedewerkers zitten. Ambassadeurs in de organisatie kunnen ook bijdragen aan het succes van uw innovatie.

Projectleider bepaalt het succes 

Uit onderzoek blijk dat projectleiders een cruciale rol hebben bij vernieuwingen doorvoeren. De ene projectleider oogst meer succes dan de andere. Dat heeft met bepaalde kwaliteiten en eigenschappen te maken. Ga daarom eens na in hoeverre u – of de projectleider die u op het oog heeft – daarover beschikt.

Schakel implementatie deskundigheid in
Denk na of u zelf alles in huis heeft om dit project te leiden. Schakel als projectleider of lid van de projectgroep een implementatiedeskundige in. Steeds meer professionals zijn gespecialiseerd in de implementatie van vernieuwingen. Sommigen werken in één sector zoals de jeugdgezondheidszorg of in ziekenhuizen. Anderen werken bij kennisinstituten, universiteiten of hogescholen waarbij ze ook onderzoek doen en onderwijs geven. ZonMw heeft een implementatieteam die u kunt vragen om advies.

Goede voorbereiding

Met alle actuele kennis en ervaring over implementeren hebben we voor u een stappenplan gemaakt. Het laat zien welke zaken belangrijk zijn om van tevoren over na te denken. Of het nu gaat om een grootschalig verandertraject of een relatief kleine innovatie: een uitgewerkt plan vergroot de kans op succesvolle implementatie. Onderstaande links geven een overzicht van de laatste kennis over implementatie.

Om tot een goed implementatieplan te komen is het nodig om een aantal analyses te maken om daarmee een paar belangrijke vragen te beantwoorden: 

  • Wat wil ik bereiken?
  • Wie is hierbij van belang?
  • Wat moeten deze mensen doen? 
  • Wat zijn de eigenschappen van de vernieuwing?
  • Wat speelt er allemaal in de omgeving?

De invultools die bij elke stap worden aangereikt helpen om antwoord te geven op deze vragen. Op basis daarvan komt u tot een keuze van implementatie strategieën die u gaat toepassen. Daarbinnen kunt u acties plannen en kunt u aan de slag gaan. Het implementatieplan is echter geen blauwdruk! Afhankelijk van de vorderingen en de problemen die u onderweg tegenkomt zult u het plan moeten bijstellen, het liefst samen met de mensen op de werkvloer: een adaptieve en participatieve strategie wordt tegenwoordig gezien als dé manier om tot succesvolle implementatie te komen.

1. Doelen en doelgroepen bepalen

Voor wie of welke partij is de verandering relevant? Formuleer SMART doelstellingen en bedenk welke doelgroepen u wilt bereiken.

2. Doelgroep analyseren

Het is belangrijk om goed beeld te hebben van de kenmerken en positie van verschillende doelgroepen. Keuze van de juiste afzender van de vernieuwing, evenals het zicht op koplopers en achterblijvers dragen bij aan het succes.

3. Vernieuwing doorlichten

Bedenk van tevoren wat de sterke en zwakke punten van de vernieuwing zijn. Dit kan per doelgroep verschillen. Kijk kritisch naar de vernieuwing: wat gaat u daarmee doen en wat zijn in uw situatie de beste vervolgstappen?

4. Context bekijken

De omgeving heeft invloed op de verandering. Breng de kansen en bedreigingen vooraf in kaart. Gebruik ze in uw voordeel, of weet hoe u er op kunt anticiperen.

5. Strategie kiezen

Om een verandering succesvol door te voeren is het belangrijk een veranderstrategie te kiezen. Een combinatie van strategieën leidt tot het meeste succes.

Het kiezen van de juiste strategie is lastig. Laat u binnen uw eigen organisatie inspireren door succesvolle verandertrajecten. Of bekijk een aantal ZonMw projecten via onderstaande link.

6. Acties plannen en aanpak communiceren

Hoe kiest en plant u de juiste acties om de implementatie tot een succes te maken. Én: Hoe kunt u de boodschap over uw aanpak zo goed mogelijk overbrengen. Lees hier verder.

7. Evalueren

Om succesvolle verandering te weeg te brengen moet u evalueren, zowel tussentijds als achteraf. Zo kunt u zien of de implementatie succesvol verloopt of nog bijsturing nodig heeft.

8. Aan de slag!

U kunt nu aan de slag met uw implementatieplan. Hieronder staan nog enkele tips voor tijdens de rit, veel succes!

Bijsturen als er problemen zijn
Tijdens het doorvoeren van een vernieuwing kunnen zich altijd onverwachte gebeurtenissen voordoen. Het komt bijvoorbeeld voor dat mensen door de vernieuwing in de weerstand schieten. Of dat zij terugvallen in oude gewoontes. Vaak bent u zelf al een tijdje bezig met de vernieuwing. Voor de mensen die een rol hebben in de uitvoering, is het project dikwijls nieuw. Zij moeten zich eerst oriënteren en inzicht krijgen. Ze moeten de vernieuwing uiteindelijk accepteren, doorvoeren en zien te behouden. Kijk goed naar de problemen die zich voor kunnen doen en welke oplossing u kunt inzetten. 

Laat van u horen
Meestal kosten vernieuwingstrajecten veel tijd. Laat in die tussentijd regelmatig van u horen. Zo houdt u mensen betrokken en gemotiveerd. Informeer hen bijvoorbeeld regelmatig over hoe het gaat met de vernieuwing. Benoem de mijlpalen en vier deze als ze zijn gehaald. Het is ook belangrijk om regelmatig langs te gaan op plekken waar uw collega’s met de vernieuwing bezig zijn. U kunt dan van hen zelf horen hoe het gaat. Dat is ook een mooi moment om dieper door te praten. Bijvoorbeeld over de twijfels of vooroordelen die zij misschien hebben. 

Vier een feestje
Successen verdienen een feestje. Dat geldt ook voor de afsluiting van het verbeterproject. Zoek naar een ritueel dat daarbij past. Denk aan taart voor de afdeling, een bloem voor iedere medewerker of een groot feest. 

Maak het wereldkundig
Vernieuwingen zijn om mee te vlaggen. Richting de concurrenten bijvoorbeeld, maar ook richting verzekeraars, leveranciers, overheid en andere belangrijke relaties. Maak wereldkundig wat u heeft bereikt. Dat is niet alleen belangrijk om u te onderscheiden van andere organisaties. Maar ook vanwege de glans die daarmee uitstraalt op uw medewerkers.

9. Opschalen

Na succesvolle invoering kunt u de innovatie opschalen. Dit is het proces waarbij een bewezen innovatie op een grotere schaal wordt toegepast. Vaak vraagt dit een andere aanpak dan implementeren. De opschalingsgids, te downloaden via onderstaande link, bevat nuttige tips en tricks om uw innovatie succesvol op te schalen.

Extra tips

  • Zorg voor een goede pr.
  • Het stimuleert medewerkers om te lezen dat hun afdeling of organisatie iets moois heeft gepresteerd. Bijvoorbeeld in een artikel in het huisblad of de regionale krant.
  • Gebruik heldere taal.
  • Vermijd vage en omslachtige woorden en beschrijvingen. Ga bewust om met jargon. Gebruik jargon alleen voor bepaalde groepen of situaties als het nodig is. 
  • Communiceer uw boodschap in fases.
  • Vertel eerst de belangrijkste zaken. De details volgen later. Voorkom zo dat mensen de vernieuwing als ingewikkeld ervaren. 
  • Zorg voor een aantrekkelijke vormgeving.
  • Besteed aandacht aan de uitstraling van de communicatiemiddelen. Zorg voor functionele en aantrekkelijk vormgeving. Dat heeft niet alleen meer effect. Het laat ook zien dat de organisatie echt belang hecht aan de vernieuwing.

ZonMw stimuleert gezondheidsonderzoek en zorginnovatie. ZonMw financiert gezondheidsonderzoek en stimuleert het gebruik van de ontwikkelde kennis - om daarmee de zorg en gezondheid te verbeteren. ZonMw heeft als hoofdopdrachtgevers het ministerie van VWS en NWO.

Colofon Redactie Barbara van der Linden, Eindredactie Fabian Pruissen

Overige informatie

Naar boven
Direct naar: InhoudDirect naar: Onderkant website