"85% van cliënten gaat vooruit en 1,5 uur besparing per week dankzij zorgrobot"

D: Ik ben Desiree Fonk, projectmanager innovatie en informatievoorziening bij  De Zorgcirkel. Ik houd me met name bezig met innovatie rondom zorgtechnologie.

JW: Ik ben Jan Willem, COO bij Tinybots, ontwikkelaar van de Tessa-robot. Ik richt me op het inzetten van Tessa als onderdeel van de zorg, samen met een heel team van mensen. Momenteel zijn we met zeventien. Er zijn zo’n 150 zorgaanbieders in Nederland die nu met de Tessa werken.

D: “In de thuiszorg zagen we een groeiende groep cliënten met dementie, gekoppeld aan een steeds grotere behoefte naar verbale begeleiding en activatie in dagstructuur. Vanuit deze behoefte en onze visie om de cliënt te ondersteunen in zelfredzaamheid onderzochten we welke technologie hierbij kan ondersteunen. In september 2020 kwam ik een artikel tegen over de Tessa. Toen heb ik contact gezocht met Jan-Willem, hij gaf de tip voor de SET-COVID-subsidie*. Die hebben we toen aangevraagd en gekregen.

*SET-COVID was een noodregeling tijdens de coronaperiode.

Met de subsidie onderzochten we drie dingen. Ten eerste keken we wat Tessa aan toegevoegde waarde kan opleveren voor welke cliënten. Ten tweede keken we in welke mate het bijdraagt aan de zelfredzaamheid van de cliënt en doelmatige zorginzet. Als laatste richtten we ons op de vraag wat een effectieve ondersteuning kan zijn in de adoptie van de Tessa, zowel richting de cliënt als medewerkers. De SET geeft veel financiële mogelijkheden: verletkosten voor medewerkers vergoeden, ondersteuning inkopen en natuurlijk het inkopen van de Tessa’s zelf.”

JW: “We begonnen met een half jaar pilot met vijftien Tessa’s. Daarop volgend sloten we het project af met een advies vanuit de projectgroep aan het managementteam (MT). Hiervoor bekeken we de meetresultaten: zien we zelfredzaamheid en tijdsbesparing? Hieruit bleek dat 80-90% van de cliënten vooruitging en er een besparing was van 1 tot 2 uur per week aan fysieke inzet van de medewerker. Op basis van die resultaten besloot  het MT in het najaar te starten met uitrollen in alle thuiszorgteams en bij de casemanagers Dementie.”

D: “Vandaag tellen we 99 cliënten die ondersteuning van een Tessa hebben (gehad). Bij de 50 hebben we het gevierd met een complimentbriefje en attentie voor de zorgmedewerkers. Zij doen het! Zij zijn alert bij de cliënten of inzet Tessa passend is en introduceren het apparaat daarnaast bij de cliënten en mantelzorgers. Daarbij luisteren wij goed en kijken wat er nodig is. Dat is per team ook weer verschillend.”

Waarom hebben jullie destijds gekozen voor de Tessa?

D: “Wij hebben een grote groep mensen in de thuiszorg die een cognitieve beperking hebben , vooral mensen met dementie. Vanuit onze strategie zijn we gaan kijken hoe we deze mensen zo goed mogelijk konden ondersteunen in zelfredzaamheid. Om de fysieke zorgmomenten uit te stellen of te verminderen, hebben we eerst gekeken naar hoe we zorg op afstand konden inzetten. Via de Tessa kan dat. Tegelijkertijd dient Tessa als een ‘maatje’ voor de dagstructuur, het helpen herinneren en het aanzetten tot activatie.”

Hoe hebben jullie samengewerkt, als zorgverlener en leverancier?

JW: “We hadden twee fases: eerst een pilotfase waarop een evaluatie en plan volgde en daarna de opschalingsfase naar alle teams. We zijn begonnen om de visie vanaf moment één samen neer te zetten. Hierin zijn we heel transparant als partners opgetrokken. Wat ik heel fijn vond was de experiment-mindset van De Zorgcirkel. De verwachting was echt dat het experimenteren en leren was en daarna pas verankeren in processen. Omdat we deze eerste leerfase goed hebben benut, konden we het daarna effectief uitrollen bij alle teams. Ik zou andere zorgorganisaties zeker aanraden om heel bewust deze twee stappen te maken en niet door elkaar te halen.

Samen met De Zorgcirkel hebben we een adoptieplan gemaakt voor de uitrol, met een dienstverlening eromheen. We hebben daarin verschillende partijen betrokken: de thuiszorgmanagers en casemanagers dementie van verschillende regio’s, wijkverpleegkundigen, de regiodirecteur, manager informatievoorziening en het innovatieteam. Het adoptieplan moet worden gedragen door de hele organisatie. Dit voor elkaar krijgen is echt teamwork: dat kan de leverancier niet alleen en de zorgorganisatie ook niet.

Het uitrolplan hebben we vervolgens gepresenteerd aan de thuiszorgmanagers en de regiodirecteuren. Toen startte de uitrol, waarin een trainer van Tinybots elk team hielp opstarten met een training, selectie en intervisies. De lessen en uitkomsten werden telkens teruggekoppeld naar het projectteam van De Zorgcirkel, thuiszorgteam en de e-health coaches. Die afstemming en samenwerking tussen leverancier en zorgorganisatie is heel belangrijk. Je kunt hierdoor op hoog tempo teams bereiken en tegelijkertijd goed je vinger aan de pols houden. De leverancier heeft de cijfers, de zorgorganisatie de context.”

D: “Transparant zijn en goed de diverse partijen meenemen. Als je zowel de zorgteams als het MT meeneemt, krijg je een hele waardevolle wisselwerking. Als je ook de cliënt betrekt krijg je écht waardevolle input. Leuke verhalen, maar ook minder leuke. Zo reageerden mensen in Volendam bijvoorbeeld met “wat moet ik met zo’n robot met een bloempot op haar hoofd? Dat past niet in Volendam”. De dagbesteding heeft de cliënten toen gevraagd hoe we het wél een leuke robot konden maken. Binnen twee weken hadden ze een Tessa gemaakt met Volendamse klederdracht. Het gaat soms om de punten waar je zelf helemaal niet bij stilstaat.

Afbeelding

 Daarnaast zat bij het MT niet alleen ik als projectmanager, maar ook een wijkverpleegkundige die vanuit haar ervaring vertelde. Dat heeft heel goed gewerkt. Omdat we iedereen hadden meegenomen, verliep de opschaling goed. Ook hadden we bijvoorbeeld een regiodirecteur eigenaar gemaakt van het project en niet het innovatieteam. Hij voelde zich echt eigenaar, waardoor we ook kort cyclisch konden besluiten en snelle stappen konden maken. Dat werkte goed, hebben we geleerd.”

JW: “Samen organiseerden we intervisies, luisterden naar elkaars ervaringen, gingen mee met zorgverleners. Het werkt goed om iemand dichtbij in de buurt hebben, een coach. Daarvoor is de Tessa Coachservice in het leven geroepen. Dan gaat een Tessa-coach fysiek mee met de medewerker om te adviseren hoe je het gesprek aan kunt gaan en hoe je omgaat met weerstand. De coach doet het een keer voor, ook hoe de app werkt. De zorgverlener wordt de eerste keer meegenomen, zodat het de tweede keer veel makkelijker is om het zelf te doen. Die eerste week is cruciaal: als die goed verloopt, blijft de Tessa in de meeste van de gevallen.”

D: “De SET heeft ons echt de gelegenheid gegeven om te kijken wat succesvol is en wat niet. Uit de pilotfase hebben we geleerd dat het belangrijk is dat je aanjagers hebt, mensen die zich eigenaar voelen. Zij moeten focus en tijd hebben, zorgen dat iets nieuws toch steeds weer bovenop de agenda komt, het levend houden binnen een team en zorgen dat het als standaard wordt geborgd in het proces. Vanuit de eerste pilot hebben we ook geleerd dat een e-nurse (e-healthcoach) van waarde is geweest. Vanaf begin dit jaar heeft nu in iedere regio iemand de rol van e-nurse. Mijn advies is om het project niet te groot te maken en vooraf concrete doelstellingen op te zetten. Start daarnaast met  minimaal vijftien Tessa’s; dat is belangrijk om goed zicht te krijgen in wat dit vraagt in het adoptietraject.

Onbedoeld ontstond er een soort gezonde competitie tussen de teams; hoe ver zijn wij en hoe ver zijn jullie? Zo ontstond er een positieve, extra stimulans. Het is belangrijk om goed mee te gaan met de dynamiek en niet te strak vast te willen houden aan planningen. “Go with the flow”, zeg maar. We lieten de keuze aan de teams zelf wanneer zij (binnen een half jaar) wilden starten met adoptietraject. Ook hebben we het een beetje geprobeerd te verkopen. Daarnaast zijn viermomenten ook erg belangrijk; stilstaan bij wat we met elkaar bereikt hebben. Een andere tip is om niet met teveel verschillende nieuwe toepassingen tegelijk te experimenteren. Soms zit het hoofd vol. Goed blijven luisteren naar de teams is belangrijk, zodat er focus en tijd blijft.”

JW: “Wat erg goed helpt is de relevantie van de toepassing blijven aantonen. Het levert gewoon tijd op, dat zien we terug in de metingen. Tessa inzetten scheelt zo’n 90 minuten per cliënt per week.”

D: “Ook is de betrokkenheid van een leidinggevende erg belangrijk. Dit heeft echt zijn effect op de teams, de mindset, het doorzetten en het omgaan met teleurstellingen. Het is dus belangrijk om ook de leidinggevenden van de teams goed mee te nemen en mee te krijgen.”

Waar zijn jullie het meest trots op?

JW: “We hebben nu bijna elk team en elke casemanager bereikt. Anderhalf jaar geleden begonnen we met drie teams en dat was heel spannend. Nu is het eigenlijk bijna helemaal normaal. Daar werken we echt aan op een relevante manier voor iedereen, echt een win-win-win waarbij we het primaire proces aanraken.”

D: “Wat ik een compliment vind is dat ergotherapeuten zelfs een beetje bozig zijn dat ze niet eerder zijn meegenomen. Dit is een hele mooie kans waar we zeker op in gaan. Het betekent dat het zichtbaar is wat we doen. Nu is het de kunst om zichtbaar te blijven. Ook hebben wij casemanagers in dienst, die al heel vroeg in het traject kunnen constateren of een cliënt een Tessa kan krijgen.

JW: “Cliënten worden vanuit de casemanager doorgezet. Er is dan nog geen fysieke hulp ingezet, maar meteen de Tessa of andere digitale hulpmiddelen, waarmee ze worden ondersteund. Dit bespaart enorm veel schaarse fysieke zorg.”

D: “Wat ik ook een enorm pluspunt vind is dat je niet alleen de formele, maar ook de informele zorg een actief onderdeel kunt maken van de zorg met Tessa. Zo kan een dochter van een cliënt bijvoorbeeld iets instellen voor de Tessa. Zo kun je samen de zorg organiseren. Ook wanneer die dochter op grote afstand woont. Dat stimuleert tevens de betrokkenheid.”

Tegen welke moeilijkheden tijdens het project liepen jullie aan en hoe zijn jullie hiermee omgegaan?

D: “Het beheer en logistieke proces kostte in het begin nog veel tijd. De medewerker ging het gesprek aan met de cliënt en mantelzorgers en als ze dan eenmaal hadden besloten dat de Tessa kwam, duurde het vervolgens nog twee à drie weken. Dat is natuurlijk niet handig. Als je eenmaal die drempel overwonnen hebt, wil je daarna ook doorpakken. Logistiek en beheer hebben we nu uitbesteed, dat werkt heel goed met Tessa As A Service. Nu wordt er binnen drie dagen een Tessa geleverd.”

In hoeverre maakt de Tessa nu structureel onderdeel uit van jullie reguliere zorgproces?

D: “Vorig jaar was de doelstelling dat we minimaal 5% van alle cliënten digitaal wilden ondersteunen. De doelstelling nu is dat bij 100% van de cliënten waar digitale zorg passende zorg kan zijn, digitale zorg wordt ingezet. We gaan nu naar een ander ECD, waarin bij de intake al direct de inzet van Tessa of bijvoorbeeld de Medido of Compaan meegenomen wordt. Dat is nu al een afspraak in het werkproces, maar het zou mooi zijn wanneer een ECD hierin kan ondersteunen.”

Hoe hebben jullie de bekostiging met de zorgverzekeraar georganiseerd?

JW: “Alle verzekeraars vergoeden inmiddels de Tessa, maar nog niet allemaal. De verzekeraars vinden het wel van belang dat Tessa ingezet wordt vanuit de zorg en vanuit een strategie van digitale zorg.”

D: “Samen met onze zorgverkoop en business controller brengen we de kosten en baten in kaart. De integrale kostprijs bespreken we openlijk met de zorgverzekeraar. Zij vragen of het gaat om welzijn of zorgvragen. Bij ons zetten we in op zorgvragen, daarvoor krijgen we het gefinancierd. Welzijn is een mooie bijvangst. Vanuit preventie willen ze het zo vroeg mogelijk inzetten, maar wie gaat het betalen? Dat blijft een lastige discussie.”

Hoe gaan jullie verder in de toekomst?

D: “Er is nu een lange termijn samenwerking tussen De Zorgcirkel en Tinybots. We beschouwen de inzet van Tessa nu als normale zorg en blijven het normaal maken bij alle teams. Daarbij blijven we elkaar voeden qua doorontwikkeling. Bijvoorbeeld wat betreft de integratie in het nieuwe ECD.”